Automatiser ses factures avec l'IA (Claude Code ou n8n)

Pour automatiser ses factures avec l'IA, on récupère les fichiers de factures dans la boîte mail, on fait lire chacun par un modèle d'IA qui en extrait les champs dont le comptable a besoin, on vérifie les chiffres, puis on livre le résultat au comptable ou dans un tableur. Claude Code le fait sur votre ordinateur quand vous le demandez ou selon un planning, tandis que n8n le fait tourner comme un workflow permanent qui réagit à chaque nouvel e-mail. Voici les deux méthodes pas à pas, plus les points de confidentialité à régler avant qu'une facture n'atteigne un modèle d'IA.

Choisissez votre méthode

Les deux méthodes reposent sur la même idée. La différence, c'est le moment où elles tournent et ce que vous voyez.

Vous découvrez n8n ? Commencez par le tutoriel n8n pour débutants, et regardez ce que coûte n8n avant de choisir entre le cloud et l'auto-hébergement.

Décidez de ce qu'il faut extraire

Mettez-vous d'accord sur les champs avec votre comptable avant de construire quoi que ce soit. Les changer plus tard oblige à corriger chaque ligne existante.

Les valeurs d'exemple sont inventées pour montrer le format.

Méthode A : Claude Code, pas à pas

Cette méthode vous donne un lot relu, en général une fois par mois. Elle convient aux dirigeants qui veulent voir chaque facture avant qu'elle ne parte ; pour l'ensemble des tâches que Claude Code peut prendre en charge dans une entreprise, consultez Claude Code pour les petites entreprises.

Étape 1 : préparez le dossier et les règles

invoices/
  CLAUDE.md
  inbox/       les nouvelles factures PDF arrivent ici
  processed/   les copies renommées après extraction
  reports/     le tableur mensuel et le récapitulatif

Mettez les règles dans le CLAUDE.md du dossier, le fichier que Claude Code lit au début de chaque session :

# Factures
- Extraire uniquement ces champs : vendor_name, invoice_number, invoice_date, currency, subtotal, tax, total, file_name.
- Ne jamais deviner une valeur. La laisser vide et lister le fichier sous "à vérifier".
- Ne jamais supprimer ni modifier les fichiers de inbox/. Enregistrer les copies renommées dans processed/.
- Ne jamais envoyer d'e-mail. Créer uniquement des brouillons.

Étape 2 : mettez les factures dans le dossier

Le plus simple pour commencer est d'enregistrer vous-même les PDF joints du mois dans inbox/. Pour être sûr de n'en oublier aucun, connectez le connecteur Gmail de Google sur claude.ai dans Customize > Connectors et laissez Claude chercher pour vous, avec les opérateurs de recherche de Gmail :

Cherche dans mon Gmail : has:attachment filename:pdf {subject:invoice subject:receipt subject:facture} newer_than:1m
Liste chaque résultat dans un tableau : date, expéditeur, objet et noms des pièces jointes.
Compare ensuite les expéditeurs avec les fournisseurs du mois dernier dans @reports/ et liste ceux qui n'ont pas encore envoyé de facture.
Ne transfère, n'étiquette et ne supprime rien.

Servez-vous du tableau pour télécharger les pièces jointes dans inbox/, et relancez les fournisseurs de la liste des manquants. Pour d'autres outils à connecter, consultez l'annuaire MCP d'ai school et les bases de sécurité dans ce qu'est un serveur MCP.

Étape 3 : extrayez les données

Claude Code lit directement les fichiers PDF, l'extraction tient donc en un seul prompt :

Lis chaque PDF de @inbox/. Pour chaque facture, ajoute une ligne à reports/invoices-[MOIS].csv avec les champs de CLAUDE.md.
Écris les dates au format AAAA-MM-JJ et les montants en simples nombres, sans symbole de devise.
Copie chaque fichier dans processed/ sous le nom AAAA-MM_fournisseur_numero-de-facture.pdf et mets ce nom dans file_name.
Si une valeur n'est pas claire, laisse-la vide et ajoute le fichier à une liste "à vérifier" à la fin.

Étape 4 : vérifiez les chiffres

À l'aide d'un script, vérifie reports/invoices-[MOIS].csv :
1. subtotal + tax = total sur chaque ligne (tolère un écart de 0.01 pour les arrondis)
2. aucune paire fournisseur et numéro de facture n'apparaît deux fois
3. chaque date de facture tombe en [MOIS]
4. chaque ligne a une devise
Affiche le total de toutes les factures par devise, et liste chaque ligne qui échoue à un contrôle avec la raison.

Quand quelque chose échoue, la réponse ressemble à ceci :

Étape 5 : préparez l'envoi pour votre comptable

Compresse les fichiers de processed/ pour [MOIS] dans reports/invoices-[MOIS].zip.
Rédige un court récapitulatif : nombre de factures, totaux par devise et liste "à vérifier".
Crée un brouillon Gmail pour [E-MAIL DU COMPTABLE] avec ce récapitulatif comme message. Ne l'envoie pas.

Ouvrez le brouillon dans Gmail, joignez vous-même le zip et le CSV, relisez-le une fois, puis envoyez-le.

Étape 6 : rendez-le mensuel

Une fois que les étapes tournent sans accroc, demandez à Claude Code d'enregistrer les étapes 3 à 5 comme une skill appelée month-end-invoices, une procédure enregistrée que vous lancez d'une seule commande ; comment créer une skill Claude en montre le format. Dans l'appli de bureau Claude, vous pouvez aussi demander pendant une session de la programmer le premier de chaque mois comme tâche planifiée Desktop. Elle s'arrête toujours au brouillon pour vous attendre.

Méthode B : n8n, pas à pas

n8n est une plateforme d'automatisation où chaque étape est un nœud, une boîte sur un canevas qui fait une seule chose, et où les données passent de nœud en nœud. Ce workflow traite chaque e-mail de facture dès son arrivée :

L'étape d'envoi Gmail part du déclencheur sur sa propre branche. Les étapes d'extraction ne transmettent pas le fichier PDF, l'étape d'envoi prend donc la pièce jointe directement depuis le déclencheur.

1. Gmail Trigger. Choisissez l'événement Message Received et réglez Poll Times, par exemple toutes les heures. Dans Filters > Search, saisissez has:attachment filename:pdf {subject:invoice subject:receipt subject:facture}. Désactivez Simplify, puis dans Options ajoutez Download Attachments et activez-le. La première pièce jointe arrive comme un champ fichier appelé attachment_0.
2. Gmail, branche d'envoi. Connectez un nœud Gmail au déclencheur et choisissez l'opération Send pour un message. Mettez dans To l'adresse de votre comptable, un objet comme Facture : {{ $json.subject }} et un message d'une ligne, puis dans Options > Attachments saisissez attachment_0 comme nom de champ.
3. Extract From File. Connectez-le au déclencheur comme deuxième branche. Choisissez Extract From PDF et réglez Input Binary Field sur attachment_0. Le texte du PDF sort dans un champ appelé text.
4. Information Extractor. Réglez Text sur {{ $json.text }} et Schema Type sur From Attribute Descriptions, puis ajoutez un attribut par champ du tableau ci-dessus, chacun avec une description d'une ligne. Connectez un modèle de chat, comme le nœud Anthropic Chat Model, dans Model. Les réponses arrivent dans un champ appelé output.
5. Google Sheets. Choisissez Append or Update Row. Ajoutez une colonne key à votre feuille et faites la correspondance sur elle, en la remplissant avec {{ $json.output.vendor_name }}-{{ $json.output.invoice_number }}, pour qu'une facture renvoyée mette à jour sa ligne au lieu d'en ajouter une copie. Associez les autres colonnes manuellement, par exemple {{ $json.output.total }}.
6. Testez, puis publiez. Envoyez-vous un e-mail avec une facture d'exemple, mettez votre propre adresse à la place de celle du comptable pour le premier essai, et exécutez le workflow. Quand la ligne et l'e-mail sont corrects, remettez l'adresse du comptable et cliquez sur Publish pour qu'il tourne seul.

Les réglages des nœuds viennent de la documentation n8n du Gmail Trigger et de l'Information Extractor.

Confidentialité et protection des données

Les factures contiennent des noms, des adresses, des coordonnées bancaires et des montants. Réglez ces points avant que la première vraie facture ne passe :

Problèmes courants et solutions

Que faire maintenant

Choisissez votre méthode : Claude Code si vous voulez un lot mensuel que vous relisez, n8n si les factures doivent être traitées dès leur arrivée. Faites-la ensuite tourner sur les factures du mois dernier avant de lui confier celles de ce mois-ci.

La formation Claude Code comprend une leçon qui construit pas à pas cet agent de la boîte mail au comptable. Pour des automatisations qui gardent vos outils connectés en permanence, notre formation en automatisation IA, Autopilot, est en accès anticipé, et ce qu'est l'automatisation IA explique où elle s'inscrit.