Tutorial de n8n para principiantes: tu primer workflow real

n8n es una herramienta de automatización en la que conectas bloques, llamados nodos, sobre un lienzo: un disparador (trigger) pone en marcha el workflow (el flujo de trabajo) y cada nodo que viene después hace una tarea. En este tutorial construyes un workflow real sin código: un formulario de contacto que guarda cada lead en Google Sheets y le envía un email de agradecimiento.

Esto es lo que vas a construir:

Lo que necesitas antes de empezar

• Una cuenta de n8n. La prueba de n8n Cloud te da 14 días de funciones Pro, y la página de precios de n8n dice que no hace falta tarjeta de crédito.
• Una cuenta de Google con Gmail y Google Sheets.
• Una hoja de Google Sheets nueva llamada "Leads de la web", con estos cuatro encabezados en la fila 1: Fecha, Nombre, Email, Mensaje.

Nube o instalación propia: qué usar para este tutorial

n8n también funciona gratis en tu propia computadora o en tu servidor. Para un primer workflow, la nube es más fácil, por dos motivos que notarás enseguida:

En n8n Cloud, los nodos de Google usan un inicio de sesión gestionado, así que haces clic en un botón en lugar de crear un proyecto de Google Cloud. Las instalaciones propias no tienen ese atajo.

Si aun así quieres instalarlo tú, la instalación de una línea de n8n necesita Docker Desktop instalado y abierto. En Mac o Linux, abre Terminal y ejecuta:

$ curl -fsSL https://get.n8n.io | sh
$ 

Después abre http://localhost:5678 en tu navegador. En Windows, PowerShell no puede ejecutar este script: ejecútalo dentro de WSL (el Subsistema de Windows para Linux) con la integración WSL 2 de Docker Desktop activada.

Paso 1: crea el workflow

1. Inicia sesión en n8n y selecciona Personal en el menú de la izquierda.
2. Selecciona Create workflow arriba a la derecha. Se abre el lienzo.
3. Ponle nombre seleccionando el nombre que aparece arriba. Llámalo "Leads de la web".

Paso 2: añade el disparador del formulario

1. Selecciona Add first step, busca "form" y elige el disparador n8n Form.
2. Form Title: escribe "Pide un presupuesto". Aparece como título de tu formulario.
3. Form Elements: añade tres campos. Nombre (tipo Text, nombre de campo name, obligatorio), Email (tipo Email, nombre de campo email, obligatorio) y Mensaje (tipo Textarea, nombre de campo message).
4. Respond When: elige Form Is Submitted, para que los visitantes vean un agradecimiento al instante.
5. Options: añade Ignore Bots y actívalo; luego añade Append n8n Attribution y desactívalo.
6. Cambia el nombre del nodo a "Formulario de leads" seleccionando su nombre arriba a la izquierda. Lo usarás por su nombre en el paso 5.

Paso 3: envíate un lead de prueba

Selecciona Execute workflow. n8n abre el formulario en su Test URL; rellénalo con tus propios datos y envíalo.

De vuelta en el editor, abre el nodo Formulario de leads. La salida muestra tu name, tu email y tu message, más una marca de tiempo submittedAt que n8n añade por ti.

Paso 4: guarda el lead en Google Sheets

1. Selecciona el + que hay después de Formulario de leads, busca "Google Sheets" y elige la acción Append Row.
2. Conecta tu cuenta: crea una credencial nueva y selecciona Sign in with Google.
3. Elige el archivo: escoge "Leads de la web" en Document y la primera hoja en Sheet.
4. Asigna las columnas: pon Mapping Column Mode en Map Each Column Manually y luego arrastra submittedAt, name, email y message desde el panel de entrada de la izquierda hasta Fecha, Nombre, Email y Mensaje.
5. Selecciona Execute step y revisa tu hoja. Debería haber una fila nueva.

Cuando sueltas un campo, n8n escribe una expresión por ti, como {{ $json.email }}. Una expresión es un marcador que n8n sustituye por el valor real en cada ejecución.

Paso 5: envía un email al lead

1. Selecciona el + que hay después de Google Sheets, busca "Gmail" y elige la acción Send a message.
2. Conecta tu cuenta con Sign in with Google, como antes.
3. To: la dirección del lead. Como el nodo anterior ahora es Google Sheets, apunta al nodo del formulario por su nombre: {{ $('Formulario de leads').item.json.email }}. Si lo escribes en lugar de arrastrarlo, pon antes el campo en modo Expression.
4. Subject y Message: pega la primera línea de abajo en Subject y el resto en Message, y luego cambia los detalles.
5. Options: añade Append n8n attribution y desactívalo. Añade BCC con tu propia dirección si quieres una copia de cada email.

Gracias, {{ $('Formulario de leads').item.json.name }}: recibimos tu mensaje

Hola, {{ $('Formulario de leads').item.json.name }}:

Gracias por escribirnos. Leemos todos los mensajes y te responderemos en un día hábil como máximo.

[TU NOMBRE]

Paso 6: prueba el workflow completo

Vuelve a seleccionar Execute workflow y envía el formulario con un segundo lead de prueba. Comprueba dos cosas: una fila nueva en la hoja y el email de agradecimiento en esa bandeja de entrada.

Si falta alguna de las dos, abre cada nodo del lienzo. El paso con un aviso rojo muestra el error, y el panel de salida muestra exactamente qué datos recibió.

Paso 7: publica y comparte el formulario de producción

1. Copia la Production URL: abre Formulario de leads y cambia la vista de URL, en la parte superior del nodo, de Test URL a Production URL.
2. Selecciona Publish en la cabecera del lienzo (o presiona Shift + P), ponle un nombre a la versión y confirma. La documentación sobre publicación explica los estados del botón.
3. Compártelo: pon el enlace de producción detrás de un botón "Pide un presupuesto" en tu web o en la biografía de tus redes.

A partir de ahora, cada envío real es una ejecución de producción. Los cambios que hagas después se quedan en borrador hasta que vuelvas a publicar.

Opcional: deja que n8n Assistant lo construya por ti

n8n Cloud incluye n8n Assistant, un asistente de IA en versión preliminar que construye workflows a partir de una descripción, con una cantidad mensual de créditos de Assistant. Cuando hayas construido este workflow a mano, prueba a describir el siguiente:

Construye un workflow que empiece con un disparador n8n Form titulado "[TÍTULO DEL FORMULARIO]" con tres campos obligatorios: name (texto), email (email) y message (área de texto).
Añade cada envío como una fila nueva a la hoja de Google Sheets "[NOMBRE DE LA HOJA]" con las columnas Fecha, Nombre, Email y Mensaje.
Después envía a la persona un email de agradecimiento desde Gmail que use su nombre de pila y diga que responderemos en [PLAZO].
Desactiva la atribución de n8n en el formulario y en el email.

Errores comunes y cómo arreglarlos

Antes de compartir el enlace

Cuando esto funcione, la mejora natural es un paso de IA que redacte una respuesta personal para que tú la apruebes, algo que explica el tutorial de agentes de IA en n8n. Antes de elegir un plan de pago, mira cuánto cuesta de verdad n8n con tu volumen.

Qué hacer ahora

Publica este workflow hoy y rellena el formulario de verdad desde tu teléfono. Después añade una mejora cada vez, como una respuesta que apruebas antes de que se envíe o un seguimiento a los tres días.

Si quieres un camino guiado por automatizaciones de leads y email como esta, nuestro curso de automatización con IA está en acceso anticipado. Si antes quieres ver cómo se compara n8n con las alternativas, lee n8n vs Zapier vs Make.