Cómo automatizar facturas con IA (Claude Code o n8n)

Para automatizar facturas con IA, recoges los archivos de las facturas de tu bandeja de entrada, haces que un modelo de IA lea cada una y saque los campos que necesita tu contador, compruebas las cifras y entregas el resultado al contador o a una hoja de cálculo. Claude Code lo hace en tu computadora cuando se lo pides o según un horario, mientras que n8n lo ejecuta como un flujo siempre activo que reacciona a cada email nuevo. Abajo tienes las dos rutas paso a paso, más los puntos de privacidad que debes resolver antes de que una factura llegue a un modelo de IA.

Elige tu ruta

Las dos rutas usan la misma idea. La diferencia está en cuándo se ejecutan y en cuánto ves.

¿Eres nuevo en n8n? Empieza con el tutorial de n8n para principiantes y revisa cuánto cuesta n8n antes de elegir entre la nube o alojarlo tú.

Decide qué datos capturar

Acuerda los campos con tu contador antes de construir nada. Cambiarlos después significa corregir todas las filas que ya tienes.

Los valores de ejemplo son inventados para mostrar el formato.

Ruta A: Claude Code, paso a paso

Esta ruta te da un lote revisado, normalmente una vez al mes. Encaja con dueños que quieren ver cada factura antes de que vaya a cualquier sitio; para el conjunto más amplio de trabajos que Claude Code puede asumir en un negocio, mira Claude Code para pequeñas empresas.

Paso 1: prepara la carpeta y las reglas

invoices/
  CLAUDE.md
  inbox/       aquí van los PDF de facturas nuevas
  processed/   copias renombradas después de la extracción
  reports/     la hoja mensual y el resumen

Pon las reglas en el CLAUDE.md de la carpeta, el archivo que Claude Code lee al inicio de cada sesión:

# Facturas
- Extrae solo estos campos: vendor_name, invoice_number, invoice_date, currency, subtotal, tax, total, file_name.
- Nunca adivines un valor. Déjalo vacío y anota el archivo en "revisar".
- Nunca borres ni edites archivos en inbox/. Guarda copias renombradas en processed/.
- Nunca envíes emails. Crea solo borradores.

Paso 2: mete las facturas en la carpeta

Lo más simple para empezar es guardar tú mismo en inbox/ los PDF adjuntos de cada mes. Para asegurarte de que no falta ninguno, conecta el conector de Gmail de Google en claude.ai, en Customize > Connectors, y deja que Claude busque por ti, usando los operadores de búsqueda de Gmail:

Busca en mi Gmail: has:attachment filename:pdf {subject:invoice subject:receipt subject:factura} newer_than:1m
Haz una tabla con cada resultado: fecha, remitente, asunto y nombres de los adjuntos.
Después compara los remitentes con los proveedores del mes pasado en @reports/ y haz una lista de quienes todavía no enviaron factura.
No reenvíes, etiquetes ni borres nada.

Usa la tabla para descargar los adjuntos en inbox/ y reclama a los proveedores de la lista de faltantes. Para otras herramientas que quizá quieras conectar, mira el directorio de MCP de ai school y lo básico de seguridad en qué es un servidor MCP.

Paso 3: extrae los datos

Claude Code lee archivos PDF directamente, así que la extracción es un solo prompt:

Lee cada PDF de @inbox/. Por cada factura, añade una fila a reports/invoices-[MES].csv con los campos de CLAUDE.md.
Escribe las fechas como YYYY-MM-DD y los importes como números simples sin símbolos de moneda.
Copia cada archivo a processed/ con el nombre YYYY-MM_proveedor_numero-de-factura.pdf y pon ese nombre en file_name.
Si un valor no está claro, déjalo vacío y añade el archivo a una lista "revisar" al final.

Paso 4: comprueba las cifras

Con un script, comprueba reports/invoices-[MES].csv:
1. subtotal + tax = total en cada fila (permite una diferencia de 0.01 por redondeo)
2. ningún par de proveedor y número de factura aparece dos veces
3. cada fecha de factura cae en [MES]
4. cada fila tiene moneda
Muestra el total de todas las facturas por moneda y haz una lista de cada fila que falle una comprobación, con el motivo.

Cuando algo falla, la respuesta se ve así:

Paso 5: prepara el paquete para tu contador

Comprime los archivos de processed/ de [MES] en reports/invoices-[MES].zip.
Escribe un resumen breve: número de facturas, totales por moneda y la lista "revisar".
Crea un borrador de Gmail para [EMAIL DEL CONTADOR] con ese resumen como mensaje. No lo envíes.

Abre el borrador en Gmail, adjunta tú el zip y el CSV, léelo una vez y envíalo.

Paso 6: hazlo mensual

Cuando los pasos funcionen sin errores, pide a Claude Code que guarde los pasos 3 a 5 como una skill llamada month-end-invoices, un procedimiento guardado que inicias con un solo comando; cómo crear una skill de Claude muestra el formato. En la app de escritorio de Claude también puedes pedir en una sesión que lo programe para el día 1 de cada mes como tarea programada de escritorio. Igualmente se detiene a esperarte en el borrador.

Ruta B: n8n, paso a paso

n8n es una plataforma de automatización donde cada paso es un nodo, una caja en un lienzo que hace un trabajo, y los datos pasan de nodo en nodo. Este flujo procesa cada email de factura en cuanto llega:

El paso de envío de Gmail cuelga del disparador en su propia rama. Los pasos de extracción no pasan el archivo PDF hacia adelante, así que el paso de envío toma el adjunto directamente del disparador.

1. Gmail Trigger. Elige el evento Message Received y ajusta Poll Times, por ejemplo cada hora. En Filters > Search, escribe has:attachment filename:pdf {subject:invoice subject:receipt subject:factura}. Desactiva Simplify, y luego en Options añade Download Attachments y actívalo. El primer adjunto llega como un campo de archivo llamado attachment_0.
2. Gmail, rama de envío. Conecta un nodo de Gmail al disparador y elige la operación Send para un mensaje. Pon en To la dirección de tu contador, como asunto algo como Factura: {{ $json.subject }} y un mensaje de una línea, y en Options > Attachments escribe attachment_0 como nombre del campo.
3. Extract From File. Conéctalo al disparador como segunda rama. Elige Extract From PDF y pon attachment_0 en Input Binary Field. El texto del PDF sale en un campo llamado text.
4. Information Extractor. Pon {{ $json.text }} en Text y From Attribute Descriptions en Schema Type, y añade un atributo por cada campo de la tabla de arriba, cada uno con una descripción de una línea. Conecta un modelo de chat, como el nodo Anthropic Chat Model, en Model. Las respuestas llegan dentro de un campo llamado output.
5. Google Sheets. Elige Append or Update Row. Añade una columna key a tu hoja y usa esa columna para emparejar, rellenándola con {{ $json.output.vendor_name }}-{{ $json.output.invoice_number }}, para que una factura reenviada actualice su fila en lugar de añadir una copia. Asigna las demás columnas a mano, como {{ $json.output.total }}.
6. Prueba y luego publica. Envíate un email con una factura de ejemplo, pon tu propia dirección como la del contador para la primera prueba y ejecuta el flujo. Cuando la fila y el email se vean bien, vuelve a poner la dirección del contador y haz clic en Publish para que funcione solo.

Los ajustes de los nodos vienen de la documentación de n8n para el Gmail Trigger y el Information Extractor.

Privacidad y protección de datos

Las facturas contienen nombres, direcciones, datos bancarios e importes. Resuelve estos puntos antes de que pase la primera real:

Problemas comunes y soluciones

Qué hacer ahora

Elige tu ruta: Claude Code si quieres un lote mensual que revisas, n8n si las facturas deben procesarse en cuanto llegan. Después pruébala con las facturas del mes pasado antes de confiarle las de este mes.

El curso de Claude Code incluye una lección que construye paso a paso este agente que va de la bandeja de entrada al contador. Para automatizaciones que mantienen tus herramientas conectadas a todas horas, nuestro curso de automatización con IA, Autopilot, está en acceso anticipado, y qué es la automatización con IA explica dónde encaja.